Das Beschaffungswesen hat sich in den letzten Jahrzehnten unbestritten von einer eher operativen hin zu einer strategischen Rolle weiterentwickelt. Moderne Beschaffung unterstützt proaktiv die Realisierung der Unternehmensstrategie, treibt Transformation und Innovation, arbeitet unternehmens- und funktionsübergreifend zur Realisierung von Wettbewerbsvorteilen in der Wertschöpfung, und ist damit wichtiger denn je für den Gesamterfolg eines Unternehmens.

Zu den Hot Topics in der Beschaffung zählen unter anderem der Megatrend Digitalisierung mit seinen zahlreichen Facetten, Big Data Analytics, Cybersecurity, Kollaboration und Co-Innovation, sowie Transparenz und Nachhaltigkeit.
Die wachsende Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Beschaffung wird zum einen von den Kunden und Konsumenten initiiert, welche verstärkte Transparenz sowie Berücksichtigung soziökologischer Aspekte in der Lieferkette fordern.
Zum anderen sehen auch die Unternehmen selbst die Vorteile nachhaltiger Beschaffung, sowohl in Bezug auf Kosten und Risiken, als auch Umsatz und Innovation. Nachhaltige Beschaffung ist dabei kein Trend, der sich von den anderen Themenstellungen abgrenzt. Im Gegenteil – insbesondere mit den Hot Topics Digitalisierung, Kollaboration und Co-Innovation sowie Data Analytics gibt es zahlreiche Überschneidungen und Anknüpfungspunkte, wie auch im Blog „Die Konvergenz von Digitalisierung und Nachhaltigkeit“ verdeutlicht wird.

Doch was bedeutet nachhaltige Beschaffung (Sustainable Procurement) eigentlich?

Nachhaltige Beschaffung bedeutet, dass eine Organisation ihren Bedarf an Waren und Dienstleistungen derart stillt, dass Wert über den gesamten Lebenszyklus geschaffen wird, indem Vorteile nicht nur für die Organisation selbst, sondern auch für Gesellschaft und Umwelt geschaffen werden.
Einfacher ausgedrückt soll nachhaltige Beschaffung die Einhaltung von sozialen und ökologischen Anforderungen über die gesamte Lieferantenkette einer Organisation auf der Basis ökonomischer Nachhaltigkeit sicherstellen

Nachhaltige Beschaffung ist eine noch eher neue Dimension für Chief Procurement Officers (CPOs), welche bis vor Kurzem ihre Entscheidungen primär auf Basis von Preis, Qualität und Zeit getroffen haben. Nachhaltigkeit wurde dabei überwiegend in Bezug auf Risikomanagement, z.B. im Kontext von Low Cost Country Sourcing, berücksichtigt.
Heute wird nachhaltige Beschaffung von 90% der europäischen CPOs als eine wichtige bzw. kritische Priorität gesehen.

Hinter nachhaltiger Beschaffung liegt ein klarer Business Case, welcher auf drei wesentlichen Werttreibern basiert: 

Kostenreduzierung

Einer Studie des World Economic Forum in Zusammenarbeit mit Accenture zufolge, können Unternehmen durch die Verankerung von Nachhaltigkeit ihre Supply Chain Kosten um 9-16% senken. Spezifisch für Nachhaltigkeit im Beschaffungswesen hat eine Studie von EcoVadis und PwC Kostenersparnisse pro Projekt in Höhe von 0,05% des Gesamtumsatzes ergeben, wobei das tatsächliche Potenzial als weitaus höher eingeschätzt wird. Nachhaltigkeitsinitiativen können auf verschiedene Weisen zu einer Reduzierung der Kosten (v.a. der Total Cost of Ownership – TCO) beitragen:

Senkung der internen Kosten, durch den Einkauf effizienterer Produkte sowie die Senkung des Verbrauchs.
Fallbeispiel: Baxter International Inc. konnte im Jahr 2008 einen Kostenvorteil von rund 12 Millionen USD verbuchen durch Einsparungen und Kostenvermeidung in den Bereichen Wasseraufbereitung, Energieeffizienz, grüne Bauprojekte und weitere ökologische Initiativen.

Vereinfachte Spezifikationen/ Bedarfe, mit dem Resultat der Kostenreduzierung durch die Vermeidung von Überspezifizierungen.
Fallbeispiel: Wal-Mart hat im Jahr 2007 3,4 Milliarden USD und 0,6 Millionen Tonnen CO2 eingespart durch die Reduzierung von Verpackungsmaterial.

Verringerung der ökosozialen Compliance Kosten, durch die Einhaltung von sozialen und ökologischen Regularien und Steuern.

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Risikominimierung

In einer immer stärker vernetzten, kompetitiven und globalisierten Welt sind Unternehmen dazu gezwungen, Entscheidungen mit wachsender Risikoexponierung einzugehen. Die Nichteinhaltung von sozialen und ökologischen Standards kann sowohl einen finanziellen Einfluss auf den Markenwert als auch direkte Folgekosten mit sich bringen. Einer Studie von EcoVadis und PwC zufolge beträgt der Rückgang der Marktkapitalisierung durchschnittlich rund 12%, während die zusätzlichen direkten Kosten 0,7% des Gesamtumsatzes entsprechen.

Direkte Kosten, infolge von Supply Chain Disruptionen und Rückrufaktionen.
Fallbeispiel: Mattel hat im Jahr 2007 rund 119 Millionen USD für Rückrufaktionen und Kommunikationskampagnen ausgegeben. Grund war die Bleibelastung der Spielwaren verursacht durch einen Tier-2 Lieferanten.

Indirekte Kosten, bedingt durch den Rückgang des Markenwerts.
Fallbeispiel: Im ersten Quartal 2008 ist der Aktienwert von Baxter International um 13% zurückgegangen, infolge der Kontamination von aus China importiertem Heparin.

Umsatzwachstum

Der Umsatztreiber ist wahrscheinlich der am wenigsten beleuchtete und am schwierigsten zu realisierende Faktor im Einkauf. Zusätzlicher Umsatz kann beispielsweise durch innovative, umweltfreundliche Produkte/ Services infolge neuer Kunden und/oder höherer Preise entstehen. Einer Studie von EcoVadis und PwC nach beträgt das Umsatzwachstum durch nachhaltige Beschaffung durchschnittlich 0,5% des Gesamtumsatzes.

Umsatzwachstum, infolge neuer Geschäftsmodelle, neuer Kunden, und/oder höherer Preise.
Fallbeispiel: Stonyfield ist seit 2001 eine Tochtergesellschaft von Danone, und vertreibt organischen Joghurt mit Fokus auf lokaler Milchproduktion unter dem Markennamen Les 2 Vaches. In Frankreich macht Les 2 Vaches ca. 0,6% (12 Millionen EUR) des Danone Umsatzes aus.

Zusätzliche Einnahmen, durch Recycling Programme und End-of-Life Produkte.
Fallbeispiel: Wal-Mart hat im Jahr 2006 zusätzliches Einkommen in Höhe von 28 Millionen USD durch Plastikrecycling-Programme in den Filialen vermeldet.

Wie kann ein Unternehmen vorgehen, um den Business Case aufzubauen und nachhaltige Beschaffung in der Organisation einzuführen?

1. Ausgangslage erfassen

Ziel dieser Phase ist es, sich einen Überblick zu verschaffen über den Beschaffungsprozess im Unternehmen, die Struktur und Akteure in der Lieferkette, soziale und ökologische Auswirkungen und Risiken in der Wertschöpfung, sowie verfügbare und relevante Standards.

2. Scope, Ziele und Strategie definieren

Um eine nachhaltige Beschaffungsstrategie zu definieren, gilt es zunächst den Umfang (Scope) und die Ziele zu bestimmen.
In Bezug auf den Scope ist festzulegen, welche Produkt-/ Service-Kategorien von der nachhaltigen Beschaffungsstrategie abgedeckt, und welche organisatorischen Einheiten berücksichtigt werden.
Die Ziele, welche durch nachhaltigen Einkauf realisiert werden sollen, gilt es zu bestimmen, und durch Kennzahlen (KPIs) zur Erfolgsmessung zu hinterlegen.
Im Anschluss wird im Rahmen der Beschaffungsstrategie definiert, wie sich das Unternehmen zum Thema nachhaltige Beschaffung positionieren möchte.

3. Maßnahmen festlegen

Um die erarbeitete Beschaffungsstrategie umzusetzen, müssen konkrete Maßnahmen definiert werden. Der Maßnahmenplan sollte beinhalten: eine Beschreibung des Scope, der Maßnahmen und entsprechenden Ziele, eine Benennung der Verantwortlichen und involvierten Stakeholder, Fortschrittsindikatoren, sowie dezidierte Zeitrahmen. Neben den eigentlichen Einkaufsmaßnahmen gilt es auch weitere Maßnahmen zu berücksichtigen, wie beispielsweise die Durchführung von Workshops und Trainings, die Implementierung von Working Groups und Gremien, die Entwicklung von Incentives und Integration von nachhaltigem Einkauf in Stellenprofile, sowie die regelmäßige Kommunikation an interne und externe Stakeholder.

4. Umsetzung sicherstellen

Regelmäßige Updates, Reviews und Audits sind essentiell, um den Fortschritt der Implementierung der Maßnahmen sicherzustellen, und die Verantwortlichen und Stakeholder bei der Umsetzung von nachhaltiger Beschaffung zu unterstützen. Zu diesen Unterstützungsmaßnahmen zählen beispielsweise Schulungen und Qualifikation von Zulieferern sowie Korrekturmaßnahmen (Corrective Action Support) in Zusammenarbeit mit Lieferanten bei in Audits aufgedeckten Mängeln.

5. Messen und berichten

Das Messen der Zielerreichung und die Berichterstattung dienen dazu, die Fortschritte in der Umsetzung nachhaltiger Beschaffung zu dokumentieren und zu kommunizieren. Dies schafft Transparenz und dadurch Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei den Stakeholdern. Zudem können Probleme rasch identifiziert und entsprechende Lösungen entwickelt werden.

An welchen Stellen im Beschaffungsprozess werden die Maßnahmen verankert? 

Strategische Prozesse/ Category Management
  • Beschaffungs-/ Warengruppenstrategie: Verankerung von Nachhaltigkeit in der Beschaffungsstrategie sowie in definierten Warengruppenstrategien.
  • Bedarfsmanagement: Bewertung der tatsächlichen Bedarfe, Vermeidung unnötiger Beschaffung, akkurate Planung der Bedarfsmengen und -zeitpunkte.
  • Marktanalyse: Identifikation von nachhaltigen Produkten/ Services und potenziellen Lieferanten, mit dem Ziel des frühzeitigen Erfahrungsaustauschs.
  • Co-Innovation, Kollaboration, Networking um effektiv die Potenziale von Nachhaltigkeit zu heben und wettbewerbsfähig zu bleiben. Proaktive Positionierung des Einkaufs als „Business Enabler“ und proaktiver Austausch mit Lieferanten und Kunden zur Entwicklung innovativer Lösungen.
  • Make or Buy? Evaluierung von alternativen Eigentums-Modellen, z.B. Energiespar-Contracting (ESG). Bewertung von Optionen zentralen und gemeinsamen Einkaufs.
Taktische Prozesse/ Source to Contract (S2C)
  • Bedarfsspezifizierung: Vereinfachung der Spezifikationen, Vermeidung von Überspezifikation, ergebnisorientierte statt rein technische Spezifikationen, Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien.
  • Ausschreibungsprozess: Selektion und Ausschluss von Anbietern unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten.
  • Life Cycle Costing: Kalkulation der Life Cycle Costs (LCC) statt Berechnung lediglich der reinen Produktpreise.
  • Auftragsvergabe: Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien bei der Auftragsvergabe an Lieferanten.
  • Vertragsmanagement: Überleitung und Verankerung von Nachhaltigkeitskriterien in den Lieferantenverträgen und Verhaltenskodizes sowie Definition von entsprechenden Kontrollmechanismen.
Operative Prozesse/ Purchase to Pay (P2P)
  • Bestellprozess: Abruf von Bestellungen bei Lieferanten mit hoher Performance im Bereich Nachhaltigkeit.
Performance & Basis Prozesse
  • Performance Management & Reporting: Definition, Erhebung und Reporting von nachhaltigkeitsorientierten Leistungskennzahlen; Unterstützung von Korrekturmaßnahmen.
  • Risikomanagement: Durchführung von Audits und Reviews zur Überprüfung der Einhaltung der Nachhaltigkeitsstandards und entsprechendes Risikomanagement.
  • Guidelines & Kodizes: Erstellung und Kommunikation von Guidelines und Verhaltenskodizes hinsichtlich nachhaltiger Beschaffung; Training von Einkäufern, Stakeholdern und Lieferanten.

Zusammenfassend lassen sich folgende wesentliche Aussagen in Bezug auf nachhaltige Beschaffung festhalten:

  • Nachhaltige Beschaffung ist ein starker Treiber für verbesserte ökonomische, ökologische und soziale Ergebnisse.
  • Nachhaltige Beschaffung ist ein Mittel um Geldwerte („value for money“) zu generieren und Effizienzen innerhalb und zwischen Organisationen zu heben.
  • Die Anwendung eines „Life Cycle Cost“ Ansatzes sollte der reinen Betrachtung des Einkaufspreises vorgezogen werden.
  • Organisationen sollten die Prinzipien nachhaltigen Einkaufs entlang der gesamten Lieferkette fördern.
  • Nachhaltige Beschaffung stellt eine bedeutende Möglichkeit für die Einkaufsfunktion dar, um ihr Profil zu schärfen und Leadership und Innovationspotenzial in einem wichtigen strategischen Themenfeld der Organisation zu zeigen.
  • Der Einkauf nimmt eine zentrale Rolle ein zur operativen Realisierung der übergreifenden Nachhaltigkeitsziele und -verpflichtungen einer Organisation.

Quellenangaben

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WEF (2015): Beyond Supply Chains. Empowering Responsible Value Chains. URL: http://www3.weforum.org/docs/WEFUSA_BeyondSupplyChains_Report2015.pdfStand: 01.03.2019.
EcoVadis (2017): Scaling Up Sustainable Procurement. URL: http://www2.ecovadis.com/sustainable-procurement-barometer-2017; Stand: 01.03.2019.
EcoVadis (2010): Value of Sustainable Procurement Practices. URL: https://www.ecovadis.com/library/sustainable-procurement-practices-value/#download; Stand: 01.03.2019.
Rüdiger (2015): Die wachsende Bedeutung von Beschaffungs- und Supply Chain Management. URL: https://www.munich-business-school.de/insights/2015/supply-chain-management; Stand: 01.03.2019.
Procurious (2018): 7 Procurement trends to watch out for in 2018. URL: https://www.procurious.com/procurement-news/7-procurement-trends-watch-2018; Stand: 01.03.2019.
Nair (2018): Key procurement trends to watch out for in 2018. URL:  https://intrigosys.com/blog/key-procurement-trends-to-watch-out-for-in-2018; Stand: 01.03.2019.
CIPS (2009): Sustainable procurement. URL: https://www.cips.org/Documents/Resources/Knowledge%20Summary/Sustainable%20Procurement.pdf; Stand: 01.03.2019.
Kompass Nachhaltigkeit (2013): Die Informationsplattform für nachhaltige Beschaffung. URL: http://kmu.kompass-nachhaltigkeit.de/fileadmin/documents/Prozess/KNH_Prozess_de.pdf; Stand: 01.03.2019.